Rechercher une entreprise suisse : registre et outils

Il n'existe pas d'outil unique et supérieur pour la recherche sur les sociétés suisses, et tout classement qui en désigne un répond à une question qui n'est pas la vôtre. Les sources se répartissent nettement par fonction. Les registres officiels établissent des faits juridiques. La feuille officielle consigne ce qui a changé et quand. Les agrégateurs transfrontaliers servent lorsque la structure d'une société ne tient pas dans une seule juridiction. Les annuaires B2B servent lorsque vous vendez à une entreprise plutôt que vous ne la vérifiez. Les graphes de relations existent pour rendre lisibles les liens entre tout cela. Voici à quoi chacun est bon, et où chacun s'arrête.

Partir de la question, non de l'outil

Presque toute recherche sur une société suisse relève de l'une de ces quatre questions.

• Cette entité existe-t-elle, sous quelle forme juridique, et qui peut l'engager ? Un registre officiel y répond, et aucune autre source ne fait foi.
• Qu'est-ce qui a changé, et quand ? La feuille officielle.
• Comment est-elle reliée à d'autres sociétés, à des personnes et à des adresses ? L'agrégation, puis un graphe.
• Vaut-elle la peine qu'on lui vende ou qu'on lui achète ? Les annuaires commerciaux et les données de solvabilité. Une discipline distincte de la vérification juridique, et régulièrement confondue avec elle.

Déterminer la question que l'on pose réellement fait gagner plus de temps que n'importe quel outil.

Les sources officielles suisses

Zefix

Zefix est l'index central des raisons sociales tenues par les registres du commerce cantonaux. On y cherche un nom et l'on obtient la raison sociale inscrite, la forme juridique, le siège, l'IDE et le statut, avec les renvois vers l'inscription au registre cantonal et vers les publications correspondantes de la feuille officielle.

C'est la bonne première étape, et une étape officielle. C'est aussi, par construction, un outil de consultation : on y arrive avec un nom ou un numéro et l'on en repart avec cette entité-là. Les questions transversales. Toutes les sociétés à une même adresse, tous les mandats d'une même personne. Relèvent d'une autre forme de recherche, et c'est précisément la suite habituelle.

Le registre IDE

L'IDE est le numéro d'identification des entreprises, le numéro CHE qui figure sur un extrait du registre, tenu par l'Office fédéral de la statistique. Toute entreprise suisse inscrite en possède un.

Sa valeur en due diligence est peu spectaculaire et considérable : il est stable. Les raisons sociales changent, les sièges se déplacent d'une commune ou d'un canton à l'autre, et les noms de sociétés suisses se répètent d'un bout à l'autre du pays avec de légères variantes. Le numéro, lui, ne bouge pas : une recherche qui part de l'identifiant survit à un changement de nom auquel une recherche par raison sociale ne survit pas. Mettez l'IDE au dossier, pas le nom.

FOSC / SOGC

La Feuille officielle suisse du commerce est l'endroit où les mutations du registre deviennent publiques : constitutions, changements d'organes et de droit de signature, transferts de domicile, modifications de capital et dissolutions, à côté des avis de poursuite, de faillite et des publications judiciaires, chacun sous sa propre rubrique. Elle paraît les jours ouvrables.

C'est la source que l'on saute le plus souvent, et celle qui modifie le plus souvent une conclusion. Un extrait du registre est un instantané du jour ; la feuille officielle est la suite d'événements qui l'a produit, et l'ordre et l'espacement des avis portent en général plus d'information que l'état actuel. Lire correctement un avis isolé est une compétence qui vaut la peine d'être acquise, et l'archive contient les avis originaux.

Agrégateurs et bases de données transfrontalières

Lorsqu'une société suisse a une société mère à l'étranger, une succursale hors de Suisse ou une structure de groupe répartie sur plusieurs juridictions, le seul dossier suisse ne referme pas la question.

OpenCorporates est une base de données ouverte qui rassemble des données d'entreprises issues des registres officiels d'un grand nombre de juridictions et permet d'y chercher par société ou par nom d'organe. Son intérêt tient ici à la vue transfrontalière plutôt qu'au détail suisse.

North Data agrège des informations d'entreprises tirées des registres officiels, des feuilles officielles et des publications d'entreprises, avec une orientation européenne, et les présente sous une forme structurée.

L'un et l'autre sont des copies de sources primaires, et c'est ce qu'il faut garder à l'esprit. La couverture, la fréquence de mise à jour et les conditions d'utilisation varient selon la juridiction et évoluent dans le temps : vérifiez ce qu'un service détient actuellement pour les juridictions qui vous intéressent, et confirmez auprès du registre d'origine tout ce qui pèse sur une décision avant de vous en prévaloir. Ce n'est pas une critique de l'un ou l'autre service. C'est ainsi qu'il faut traiter toute agrégation, celle-ci comprise.

Les annuaires commerciaux

Kompass est un annuaire B2B qui classe les entreprises par branche, catégorie de produits et implantation. Il est conçu pour la prospection, la recherche de fournisseurs et la cartographie d'un marché.

C'est là un travail réellement différent de la vérification juridique, et l'erreur n'est pas de s'en servir. C'est de le citer. Une fiche d'annuaire vous dit ce qu'une entreprise déclare vendre. Elle ne vous dit pas si l'entité est inscrite, si elle est active, ni si la personne qui vous a répondu a le pouvoir de la représenter.

La place des graphes de relations

Les sources officielles répondent à des questions portant sur une entité à la fois. Le travail le plus long est celui qui se situe entre les entités : la même personne dans quatre conseils d'administration, la même adresse c/o derrière une douzaine de sociétés, un domicile déplacé dans la publication même qui change les organes.

C'est pour cette étape qu'existent les plateformes de graphe, la nôtre comprise. Elle lit ce que contiennent le registre et la feuille officielle et le restitue sous une forme que l'on peut parcourir. sociétés, organes, personnes au bénéfice du droit de signature et adresses comme autant de nœuds reliés plutôt que comme des extraits séparés, les mandats d'une personne dans toutes les entités où elle est inscrite, l'historique des publications derrière l'image actuelle, et un ensemble de sociétés placées sous surveillance pour que le prochain avis vous trouve plutôt que l'inverse.

L'affirmation dont il faut se méfier

Aucun outil bâti sur le registre du commerce suisse ne peut vous montrer l'ayant droit économique ultime, et tout outil qui le prétend promet trop, parce que le registre ne le consigne pas. Pour une SA, les actionnaires n'y figurent pas du tout. Pour une Sàrl, les associés sont inscrits nommément au niveau immédiat. Ce qui est réellement utile, et l'une des raisons pour lesquelles la forme juridique est la première chose à lire sur un extrait. Mais un associé inscrit qui est lui-même une société n'est toujours pas la personne physique au bout de la chaîne.

Ce qu'un graphe construit sur le dossier public montre, ce sont les organes inscrits et leur droit de signature, les domiciles et les adresses partagées, et l'historique des publications des uns et des autres. On peut en tirer une vision défendable du contrôle, à condition de la qualifier d'inférence. C'est une affirmation plus étroite et plus honnête que la propriété, et la distinction entre les deux mérite d'être précise avant de figurer dans un dossier qui porte votre nom.

Ce qu'aucun de ces outils ne certifie

Il vaut la peine de le dire une fois, clairement : le registre du commerce consigne des faits juridiques et rien au-delà. Il n'atteste pas qu'une société paie ses factures, tient ses contrats ou est solvable. L'expérience de paiement, les dossiers de solvabilité et la situation financière vivent entièrement hors du registre, et un historique de registre irréprochable cohabite sans peine avec un mauvais comportement de paiement.

Cette limite voyage avec les données. Un agrégateur n'ajoute aucune garantie à une inscription en la copiant, et un graphe n'en ajoute aucune en la dessinant. L'un et l'autre rendent les mêmes faits plus faciles à trouver, ce qui vaut beaucoup et n'est pas la même chose qu'une vérification.

En pratique

Choisissez la source qui répond à votre question, puis confirmez auprès du registre d'origine tout ce qui compte. Si vous voulez la version reliée de cette habitude, la recherche par raison sociale ou IDE est un point de départ raisonnable : une société s'ouvre sur ses organes, son historique de publications et le réseau qui l'entoure.

Questions fréquentes

Quelle différence y a-t-il entre Zefix et un registre du commerce cantonal ?

Zefix est l'index central des raisons sociales tenues par l'ensemble des registres cantonaux : il indique quel registre détient une entité et restitue la raison sociale, la forme juridique, le siège, l'IDE et le statut. Ce qui fait foi reste l'inscription au registre cantonal, vers laquelle Zefix renvoie et auprès de laquelle se commande un extrait certifié conforme. Pour l'essentiel de la recherche, l'index suffit. Dès qu'il faut s'appuyer sur quelque chose, on suit le renvoi vers l'inscription cantonale.

Faut-il un outil payant pour rechercher des données d'entreprises suisses ?

Pour une entité isolée : existe-t-elle, sous quelle forme juridique, qui peut l'engager : , les sources fédérales officielles répondent à la question et sont accessibles publiquement. Les outils payants trouvent leur utilité à la deuxième étape, lorsque la question se situe entre les entités plutôt que sur une seule : la même personne dans plusieurs conseils, la même adresse derrière de nombreuses sociétés, ou un changement dont on préfère être averti plutôt que d'aller le chercher. Pour confirmer une seule société une seule fois, commencez par les sources officielles et restez-y.

Comment trouver toutes les sociétés à une même adresse, ou tous les mandats d'une même personne ?

Pas par l'index des raisons sociales, conçu comme un outil de consultation : on y arrive avec un nom ou un IDE et l'on en repart avec cette seule entité. Les questions transversales exigent les mêmes données, réorganisées autour des personnes et des adresses plutôt qu'autour des sociétés. C'est la fonction d'un graphe construit sur le registre et la feuille officielle : les mandats d'une personne dans toutes les entités où elle est inscrite, ou sociétés, organes et adresses comme autant de nœuds reliés. Traitez tout résultat comme une piste à vérifier et non comme une conclusion : derrière une adresse partagée se tient très souvent une simple fiduciaire commune ou un centre d'affaires.

Quelle source citer dans un dossier de due diligence ?

Le registre d'origine, et l'avis de la feuille officielle avec sa date de publication. Un agrégateur ou un graphe est un bon moyen de trouver et un mauvais objet à citer, puisque l'un et l'autre sont des copies ou des représentations d'une source primaire. Consignez l'IDE plutôt que la raison sociale : le numéro survit à un changement de nom auquel le nom ne survit pas. Lorsqu'une conclusion repose sur un changement, citez la publication qui l'a consigné plutôt que l'état actuel.

Les données des agrégateurs transfrontaliers sont-elles à jour ?

La couverture, la fréquence de mise à jour et les conditions d'utilisation varient selon la juridiction et évoluent dans le temps ; la réponse honnête est donc qu'il faut vérifier ce qu'un service donné détient actuellement pour les juridictions qui vous intéressent. Leur valeur tient à la vue transfrontalière. Une recherche portant sur de nombreux registres. Et non à la profondeur suisse. Confirmez auprès du registre d'origine tout ce qui pèse sur une décision avant de vous en prévaloir. C'est ainsi qu'il faut traiter toute agrégation, cette plateforme comprise.

Comment savoir si une société suisse est encore active ?

L'inscription au registre porte un statut, et c'est la réponse directe. La plus instructive est la séquence qui la précède : nouvelles inscriptions, dissolutions, liquidations et radiations sont toutes publiées sous forme d'avis datés, de sorte que la feuille officielle montre quand une société est entrée en liquidation et ce qui s'est passé dans les mois précédents. Notez aussi la limite : une société peut être inscrite et parfaitement en règle sans exercer la moindre activité, car le registre consigne des faits juridiques et non une activité commerciale.